Menyiapkan Sebuah Konferensi Pers

Bagaimana menyiapkan sebuah konferensi pers agar berhasil? Begitulah pertanyaan untukku dari seorang mahasiswa studi komunikasi di sebuah universitas di Surabaya yang sedang menyiapkan skripsi tentang media relations.

Sebelum menjawab pertanyaan “bagaimana”, terlebih dulu aku ingin kami sepakat mengenai kriteria “berhasil” yang ia maksud. Berhasil dalam konteks ini, bagiku ada dua hal mendasar:

  1. Berita-berita yang kemudian muncul di media, sama atau tidak terlalu menyimpang dari key messages yang sudah kita persiapkan.
  2. Sebagian besar media yang diundang datang dan yang hadir pun kemudian menulis.

Dari kriteria berhasil di atas, kemudian kita bicara tentang bagaimana menyiapkannya. Konferensi pers, termasuk kategori planned messages, pesan yang direncanakan. Di dalam dunia public relations, ada tiga jenis pesan yang lain: inferred messages, maintenance messages, dan unplanned messages.

Dalam planned messages, seperti konferensi pers, yang harus disiapkan adalah :

  1. Menetapkan target dari konferensi pers yang akan dilakukan. Apakah publisitas tentang produk atau program baru perusahaan. Atau update tentang sebuah teknologi atau system baru yang digunakan perusahaan dan manfaatnya bagi pelanggan. Yang jelas, apapun targetnya, semuanya pasti dalam konteks yang positif.
  2. Identifikasi siapa target audience nya. Jika ini sebuah konferensi pers, pasti audiencenya adalah para wartawan. Namun, perlu ditemu kenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis. Apakah mainstream media, alternative media, citizen journalism, dan lainnya. Lebih spesifik lagi, apakah mereka wartawan bidang teknologi, keuangan, ekonomi- bisnis dan lainnya. Type wartawan di metropolitan seperti Jakarta biasanya juga berbeda dengan yang di daerah. Para wartawan di Jakarta biasanya mencover area-area yang lebih spesifik, semisal: wartawan telekomunikasi, wartawan bursa, wartawan industri, lifestyle, dan lainnya. Sementara, di daerah, biasanya wartawan lebih generalis, artinya seorang wartawan bisa saja bertugas mengcover banyak sektor. Apalagi jika wartawan tersebut adalah koresponden sebuah media ibukota, dimana ia bertugas meliput pelbagai hal.
  3. Mendefinisikan fokus kegiatan.  Mau formal, atau tidak. Di kantor, di hotel, di cafe. Siang, sore atau malam. Dan sebagainya.
  4. Menyiapkan key messages. Pesan inti, biasanya paling banyak 3, sangat penting dipersiapkan oleh tim PR. Key Messages ini merupakan ”terjemahan” dari isi program/produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan. Contohnya, peluncuran mobil ramah lingkungan. Maka, key messages yang bisa disiapkan adalah:
  5. – Data emisi gas buang dari tahun ke tahun.
    – Teknologi mobil ramah lingkungan
    – Perbandingan kadar CO2 yang dihasilkan mobil biasa dibanding mobil ramah lingkungan

  6. Memberikan nilai tambah. Artinya, memberikan news value pada pesan yang akan disampaikan. Untuk itu seorang PR specialist semestinya juga memahami persoalan makro yang aktual berkait dengan pesan yang akan disampaikan sehingga ia bisa “menjahit” pesan korporasi dengan persoalan aktual menjadi informasi yang memiliki news value. Pada akhirnya informasi yang ingin disampaikan bukan cuma untuk kepentingan korporasi, tapi pers pun merasa perlu untuk mempublikasikan informasi tersebut karena menilai informasi tersebut memang diperlukan pembaca.
  7. Evaluasi.

Yang jelas, pada saat menyiapkan sebuah konferensi pers, seorang PR specialist biasanya sudah harus membayangkan kira-kira apa judul yang bakal muncul di media keesokan harinya. Dari ”bayangan” itulah semua upaya akan difokuskan ke sana. Misalnya, apa saja info-info atau situasi yang diharapkan bisa meningkatkan nilai dari berita yang akan dirilis.

Yang tak kalah penting adalah mengindentifikasi hal-hal yang mungkin saja akan menjadi poin negatif bagi keberhasilan program itu, dan menyiapkan strategi/taktik untuk meminimalisir.

Hal-hal di atas baru berupa content. Ada faktor lain yang berperan penting, yaitu context, siapa yang menyampaikan pesan tersebut. Apakah dia acceptable dan dikenal oleh media. Acceptable di sini lebih condong pada kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan, dan komunikatif.

Dalam pengalaman, bisa juga perusahaan melibatkan expert person untuk menjadi spokesperson di acara ini. Pernyataan dari expert person mengenai program/produk baru perusahaan diharapkan akan mampu memberi nilai lebih pada berita yang akan ditulis media.

Yang penting, dan acapkali diabaikan, adalah evaluasi. Baik ketika program itu berhasil, maupun ketika dianggap gagal, evaluasi perlu dilakukan Karena, evaluasi sangat dibutuhkan ketika akan melakukan kegiatan serupa di masa mendatang. Seperti pepatah mengatakan, bahwa kita selalu bisa belajar dari pengalaman atau kejadian yang sudah lewat. Bukan begitu?

5 Responses

  1. 7 July 2008 at 9:51 pm

    wah jadi tambah ilmu nih buat aku….si henry juga harus baca nih, penting dan bagus…thanks vlisa.com 🙂

  2. 16 July 2008 at 5:34 pm

    Kalau menyiapkan konferensi yg ngundang blogger gimana? 🙂

  3. geschia
    Reply
    21 October 2008 at 2:33 pm

    mbak, kalo kita mau mengadakan konferensi pers, kita mengundang media. bisa ga kita memilih dan membayar kolom media agar berita tentang kita dijadikan berita utama? makasih mbak…

  4. susan
    Reply
    5 January 2009 at 10:18 pm

    mbak, jika kita mengangkat kasus oreo yang diisukan melamin, menurut Mbak apa yg seharusnya disampaikan pihak Kraft dalam konferensi pers?membantah isu, mengklarifikasi isu, atau bagaimana?dalam situasi seperti itu, apa yang media inginkan dalam pers conference?
    mohon bimbingannya
    terima kasih

  5. piTa
    Reply
    10 June 2009 at 12:41 am

    bu aTo mBak…..,,
    hehehe
    boLehkah piTa mnTa maTeri ttg jeNis peSan daLam Public Relations sePerti yg dBaHas seKilas di aTas…!!!??????
    lg buTuh bgtz,,,,
    nyaRi2 cucah……
    plisssss tLgin piTa,,,,,
    maKacih sBlm’y,,,
    ^,^

* All fields are required