Beberapa hari lalu, terjadi sebuah diskusi ala warung kopi di dunia maya. Chit chat bermula ketika seorang kawan bercerita ihwal acara konferensi pers sebuah produk TIK baru. Kawan tadi, yang kebetulan wartawan TIK, mengkritisi narasumber perusahaan pengundang. “Spokesperson-nya nggak kompeten, banyak penjelasannya yang bolong dan nggak didukung data atau rasional yang jelas,” ujarnya.
Situasi sebuah informal press briefing
Dealing dengan media dalam berbagai situasi, serta menjadi spokesperson, atau narasumber/narsum, memang gampang-gampang susah. Dalam pengalamanku, setidaknya ada 3 situasi yang mesti diantisipasi seorang juru bicara perusahaan. Pertama, jumpa pers (ada yang formal dan informal), ketika perusahaan memerlukan publisitas. Kedua, one on one interview, saat wartawan/media memerlukan informasi dari perusahaan. Ketiga, unexpected situation atau ketika krisis terjadi, semisal produk bermasalah, atau jaringan telekomunikasi jatuh.
Mengadakan konferensi pers, yang tujuannya untuk mendapatkan publisitas positif, jika tidak dikelola dengan baik, malah akan menciptakan situasi krisis. Karenanya, ada 2 pertanyaan mendasar yang harus ditanyakan secara internal sebelum memutuskan mengundang wartawan. Yaitu: adakah perusahaan memiliki sesuatu yang punya nilai berita untuk disampaikan, dan apakah kondisinya tepat bagi perusahaan untuk menyampaikan pesan tersebut saat ini?
Dalam pengalamanku, ada 5 tips untuk mempersiapkan sebuah konferensi pers.
1. Tulis key message yang kita harapkan, dan jadikan itu judul rilis. Karena itu akan membantu kita mempersiapkan outline rilis yang akan dibuat.
2. Gunakan sebanyak mungkin data untuk mendukung apa yang akan disampaikan. Karena wartawan menyukainya.
3. Siapkan visual. Karena gambar, foto akan membantu ilustrasi terhadap penjelasan atau situasi yang disampaikan.
4. Cari tahu isu-isu yang lagi hangat. Ini untuk mengantisipasi pelbagai pertanyaan yang mungkin saja akan ditanyakan dalam konferensi pers tersebut.
5. Lakukan Rehearsal. Ini untuk memastikan bahwa juru bicara atau narsum yang ditunjuk benar-benar siap. Terutama ini untuk mengantisipasi konferensi pers dalam sebuah acara penting seperti RUPS perusahaan, dimana yang akan disampaikan berupa kinerja dan angka-angka.
Yang pasti, adalah sah saja bagi narsum untuk tidak menjawab (dengan sopan tentunya) jika menghadapi pertanyaan yang sulit atau tidak relevan dengan topik yang ada. Dan last but not least, adalah jangan pernah mengatakan,”No Comment”. Ada banyak cara untuk mengatakan “nothing”. Antara lain, dengan tetap fokus dan mengulang key message yang ada. (bersambung).
January 19th, 2009 at 9:02 am
untuk media online perlu disiapkan softcopy, baik teks maupun image image. syukur disertai videonya. enak kan! soalnya sekarang ini masih banyak yang ngirim rilis pakai faks lho. padahal pakai email gak lebih memudahkan.
January 19th, 2009 at 9:08 am
Betul sekali pak Brengos. Aku juga sering dengar “komplain” dari teman2 online, bahwa press release yang mereka terima nggak di-customized sesuai need media online. Masih panjang dan nggak simple. Wah, masih ada ya, yg kirim pakai fax….halah…
January 19th, 2009 at 4:54 pm
Ditunggu sambungannya Mbak……
January 20th, 2009 at 12:06 pm
Mbak Ve, thx utk tulisannya ini sangat2 berguna untuk saya dan teman2 pembaca lainnya.
Apakah mbak berkenan jka saya me-link page mbak ke blogroll saya?
January 20th, 2009 at 12:57 pm
Silakan decity, thanks sudah mampir.
June 23rd, 2009 at 2:56 pm
thx mba ve.. dtgu lanjutan nya..
June 23rd, 2009 at 6:58 pm
@ Auda : lanjutannya juga sudah ada kok…di sini juga….