Bagaimana menyiapkan sebuah konferensi pers agar berhasil? Begitulah pertanyaan untukku dari seorang mahasiswa studi komunikasi di sebuah universitas di Surabaya yang sedang menyiapkan skripsi tentang media relations.
Sebelum menjawab pertanyaan “bagaimana”, terlebih dulu aku ingin kami sepakat mengenai kriteria “berhasil” yang ia maksud. Berhasil dalam konteks ini, bagiku ada dua hal mendasar:
- Berita-berita yang kemudian muncul di media, sama atau tidak terlalu menyimpang dari key messages yang sudah kita persiapkan.
- Sebagian besar media yang diundang datang dan yang hadir pun kemudian menulis.
Dari kriteria berhasil di atas, kemudian kita bicara tentang bagaimana menyiapkannya. Konferensi pers, termasuk kategori planned messages, pesan yang direncanakan. Di dalam dunia public relations, ada tiga jenis pesan yang lain: inferred messages, maintenance messages, dan unplanned messages.
Dalam planned messages, seperti konferensi pers, yang harus disiapkan adalah :
- Menetapkan target dari konferensi pers yang akan dilakukan. Apakah publisitas tentang produk atau program baru perusahaan. Atau update tentang sebuah teknologi atau system baru yang digunakan perusahaan dan manfaatnya bagi pelanggan. Yang jelas, apapun targetnya, semuanya pasti dalam konteks yang positif.
- Identifikasi siapa target audience nya. Jika ini sebuah konferensi pers, pasti audiencenya adalah para wartawan. Namun, perlu ditemu kenali, siapa saja yang ditargetkan untuk diundang, dan diharapkan akan menulis. Apakah mainstream media, alternative media, citizen journalism, dan lainnya. Lebih spesifik lagi, apakah mereka wartawan bidang teknologi, keuangan, ekonomi- bisnis dan lainnya. Type wartawan di metropolitan seperti Jakarta biasanya juga berbeda dengan yang di daerah. Para wartawan di Jakarta biasanya mencover area-area yang lebih spesifik, semisal: wartawan telekomunikasi, wartawan bursa, wartawan industri, lifestyle, dan lainnya. Sementara, di daerah, biasanya wartawan lebih generalis, artinya seorang wartawan bisa saja bertugas mengcover banyak sektor. Apalagi jika wartawan tersebut adalah koresponden sebuah media ibukota, dimana ia bertugas meliput pelbagai hal.
- Mendefinisikan fokus kegiatan. Mau formal, atau tidak. Di kantor, di hotel, di cafe. Siang, sore atau malam. Dan sebagainya.
- Menyiapkan key messages. Pesan inti, biasanya paling banyak 3, sangat penting dipersiapkan oleh tim PR. Key Messages ini merupakan ”terjemahan” dari isi program/produk yang akan diluncurkan, atau performa perusahaan. Contohnya, peluncuran mobil ramah lingkungan. Maka, key messages yang bisa disiapkan adalah:
- Memberikan nilai tambah. Artinya, memberikan news value pada pesan yang akan disampaikan. Untuk itu seorang PR specialist semestinya juga memahami persoalan makro yang aktual berkait dengan pesan yang akan disampaikan sehingga ia bisa “menjahit” pesan korporasi dengan persoalan aktual menjadi informasi yang memiliki news value. Pada akhirnya informasi yang ingin disampaikan bukan cuma untuk kepentingan korporasi, tapi pers pun merasa perlu untuk mempublikasikan informasi tersebut karena menilai informasi tersebut memang diperlukan pembaca.
- Evaluasi.
- Data emisi gas buang dari tahun ke tahun.
- Teknologi mobil ramah lingkungan
- Perbandingan kadar CO2 yang dihasilkan mobil biasa dibanding mobil ramah lingkungan
Yang jelas, pada saat menyiapkan sebuah konferensi pers, seorang PR specialist biasanya sudah harus membayangkan kira-kira apa judul yang bakal muncul di media keesokan harinya. Dari ”bayangan” itulah semua upaya akan difokuskan ke sana. Misalnya, apa saja info-info atau situasi yang diharapkan bisa meningkatkan nilai dari berita yang akan dirilis.
Yang tak kalah penting adalah mengindentifikasi hal-hal yang mungkin saja akan menjadi poin negatif bagi keberhasilan program itu, dan menyiapkan strategi/taktik untuk meminimalisir.
Hal-hal di atas baru berupa content. Ada faktor lain yang berperan penting, yaitu context, siapa yang menyampaikan pesan tersebut. Apakah dia acceptable dan dikenal oleh media. Acceptable di sini lebih condong pada kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan, dan komunikatif.
Dalam pengalaman, bisa juga perusahaan melibatkan expert person untuk menjadi spokesperson di acara ini. Pernyataan dari expert person mengenai program/produk baru perusahaan diharapkan akan mampu memberi nilai lebih pada berita yang akan ditulis media.
Yang penting, dan acapkali diabaikan, adalah evaluasi. Baik ketika program itu berhasil, maupun ketika dianggap gagal, evaluasi perlu dilakukan Karena, evaluasi sangat dibutuhkan ketika akan melakukan kegiatan serupa di masa mendatang. Seperti pepatah mengatakan, bahwa kita selalu bisa belajar dari pengalaman atau kejadian yang sudah lewat. Bukan begitu?
July 7th, 2008 at 9:51 pm
wah jadi tambah ilmu nih buat aku….si henry juga harus baca nih, penting dan bagus…thanks vlisa.com
July 8th, 2008 at 4:10 pm
Mbak, mau tanya. Kebetulan saya masih baru terjun di pekerjaan PR. Saya menghadapi dilematis terhadap masalah amplop atau istilahnya uang transpor untuk wartawan yang hadir di konferensi pers yang kami lakukan. Di internal kami ada dualisme dalam hal ini. Ada yang mengangggap perlu, sementara ada yang melarang pemberian amplop. Sementara, yang saya tahu ada sebagian media yang melarang wartawannya untuk menerima amplop atau imbalan dalam setiap liputannya.Bahkan, di running text Metro TV kerap ditayangkan penjelasannya bahwa wartawan Metro TV tidak menerima sesuatu dari narasumbernya. Bagaimana menurut mbak…………Terima kasih, dani.
July 8th, 2008 at 7:56 pm
Alo mbak, salam kenal. Aku sebenarnya sudah sering baca postingan mbak, cuma belum sempat kasih komen. takut salah. Topiknya kali ini menarik, secara aku memang pengin pindah jalur ke PR, kayaknya lebih menarik. Sekarang aku di bagian promo, tapi kalau lagi ada event atau launching produk, selalu kerjasama sama bagian PR. Apa sih mbak syaratnya untuk bisa jadi seorang PR Specialist? terima kasih mbak.
July 8th, 2008 at 9:09 pm
Dear Dani, kebetulan saya juga pernah jadi wartawan. Dan saya tahu masalah amplop memang selalu menjadi soal sensitif, sejak dulu sampai sekarang tentunya.
Yang jelas, kalau masalah amplop, sebenarnya tergantung kebijakan dari perusahaan masing-masing. Mau memutuskan memberi atau tidak. Namun, yang penting adalah, konsistensinya dalam menjalankan kebijakan tersebut.
1.Karena, apapun sebenarnya pekerjaan ini menyangkut RELATIONSHIP dan PARTNERSHIP. Dan itu sebenarnya tidak bisa diubah begitu saja menjadi TRANSAKSIONAL. Karena keduanya memiliki value yang berbeda, dan tentu hasilnya pun juga akan berbeda.
2.PR bekerja dan melakukan relationship atas nama perusahaan. Bisa jadi pelakunya tidak selamanya berada di situ, tapi perusahaan tersebut akan terus ada, dan terus “menjalani” hubungan dengan wartawan/media yang ada. Hubungannya, selain person to person, juga person to institusi serta institusi to institusi. Dan ketiganya harus dijaga secara seimbang. Maknanya, PR mesti memahami dan menghormati policy di setiap media yang menjadi relasinya, termasuk misalnya, tentang larangan menerima amplop oleh sejumlah media. Karena, sebuah relationship akan membuahkan hasil yang baik, jika dilakukan secara konsisten, saling memahami.
3. Yang jelas, setahu saya, tidak semua wartawan suka diberi amplop. Terlepas medianya punya policy yang melarangnya menerima amplop atau tidak.
4. Setahu saya juga, wartawan ketika datang di sebuah jumpa pers pun (mesti sudah dikasih amplop) tidak bisa menjanjikan apakah hasil konferensi pers itu bisa dimuat sebagai berita ataupun tidak. Setiap media memiliki kriteria layak berita. Karenanya sangat penting memberikan news value pada key message. Sehingga ketika press conference itu dimuat di media, karena memang memiliki news value, bukan karena wartawannya menerima amplop.
Mudah2an menjawab pertanyaan Dani ya. Salam.
July 8th, 2008 at 9:44 pm
Alo juga Tony, salam kenal kembali. Ada perbedaan mendasar antara promo dan PR. Promo pekerjaannya lebih fokus untuk mendukung pencapain penjualan secara langsung. deal-2 yang dilakukan promo lebih bersifat komersial dan berbayar. PR, terutama marketing PR memang juga dilakukan untuk mendukung program sales, namun secara tidak langsung, semisal melalui publisitas media. Dan untuk menghasilkan itu, diperlukan kemampuan menciptakan content yang menarik untuk media, serta kemampuan relationship yang bagus. Mengerti tentang produk dan program marketing saja tidak cukup. Untuk bisa menjalani pekerjaan PR, diperlukan kemampuan menerjemahkan pesan korporasi menjadi pesan yang punya news value. Maka, banyak yang menyebutnya bahwa PR is an art. Dan disitulah seninya. Mudah2an cukup ya, good luck untuk pindah jalur ke PR. salam.
July 11th, 2008 at 10:02 am
Mbak, topiknya menarik. Boleh nanya yang agak spesifik nggak? Gini, belakangan bos ku takut ngomong ke media. Soalnya beberapa kali tulisan yang muncul atas wawancara dengan dia, agak negatif, dan melenceng dari apa yang dia sampaikan. Untuk beberapa issue, aku sudah coba kasih pointers ke bos ku, just in case dia ditanya wartawan. Tapi, masih trauma tuh……….Giman ya mbak………..Terima kasih.
July 12th, 2008 at 11:41 am
Hei. Yang Melly lakukan sudah benar dengan memberikan pointers dan update issue2 yang ada di industri dimana perusahaan tempat Melly bekerja. Hal-hal yang bisa dilakukan selanjutnya adalah:
1. Di company, biasanya spokesperson kan nggak cuma 1. Head of PR atau apapun namanya juga mestinya bisa menjadi spokesperson mewakili perusahaan/bos menjawab pertanyaan pers. Dalam hal bos masih trauma, maka supaya media tidak kehilangan berita dari perusahaan dan regularitas pemberitaan tentang company tetap terjaga, maka 2nd spokesperson ini mestinya yang menggantikan peran yang selama ini dijalankan oleh bos melly dalam menjawab pertanyaan media. Dengan persetujuan bos Melly tentunya.
2. Untuk menghilangkan trauma bos, misalnya bisa dilakukan interview khusus dengan media tertentu (dimana Melly maupun company memiliki relasi yang cukup bagus). One on one interview, tentang sebuah topik yang dipersiapkan, dimana hasil penulisannya lebih positif, diharapkan akan menyembuhkan trauma bos Melly.
3. Biasakan, wawancara dengam media manapun, terekam. Toh sekarang voice recording banyak tersedia, baik di ponsel muapun gadget lainnya, tak harus tape recorder yang jadul. Sehingga ketika terjadi kesalahan interprestasi dengan pers, akan gampang klarifikasinya.
Tks, Lisa
July 16th, 2008 at 5:34 pm
Kalau menyiapkan konferensi yg ngundang blogger gimana?
July 17th, 2008 at 12:05 pm
Ya prinsipnya sama saja dengan ngundang blogger atau wartawan. >>>>
October 21st, 2008 at 2:33 pm
mbak, kalo kita mau mengadakan konferensi pers, kita mengundang media. bisa ga kita memilih dan membayar kolom media agar berita tentang kita dijadikan berita utama? makasih mbak…
October 22nd, 2008 at 12:50 pm
Dear Geschia, kalau untuk press conference, tentu kita akan mengundang media yang sesuai dengan sasaran perusahaan (korporasi maupun produk, jika konferensi pers itu ditujukan untuk merilis produk baru). Artinya kita memang mesti memilih. Karena sekarang jumlah media banyak banget, selain mainstream media, online, banyak juga penulis blog yang suka hadir di acara-acara semacam itu.
Biasanya kepada yang datang, diberikan souvenir. Kalau untuk berita utama, terutama di media-media besar, biasa mereka sudah memiliki kriteria tersendiri tentang berita2 yang bisa mereka angkat menjadi cover story.jadi membayar atau tidak, tidak ada kaitannya dengan dijadikan berita utama atau tidak. Kalau itu dilakukan, salah2 akan merusak hubungan dengan media tersebut. Salam,
January 5th, 2009 at 10:18 pm
mbak, jika kita mengangkat kasus oreo yang diisukan melamin, menurut Mbak apa yg seharusnya disampaikan pihak Kraft dalam konferensi pers?membantah isu, mengklarifikasi isu, atau bagaimana?dalam situasi seperti itu, apa yang media inginkan dalam pers conference?
mohon bimbingannya
terima kasih
January 6th, 2009 at 4:39 pm
@ Susan. Sorry, aku agak awam industri makanan. Namun, setahuku setiap makannan dan minuman pasati sudah mendapat label dari Lembaga POM kan bahwa makanan tersebut layak edar dan tiak mengandung zat2 yang berbahaya. menurut aku yang bisa dilakukan adalah:
1. Mengajak wartawan mengunjungi pabrik pembuatan oreo (iklannya kan sudah ada). melihat proses produksi dari dekat. (undang wartawan2 media berpengaruh secara nasional).
2. Setelah itu adakan press conference secara informal di lokasi tersebut.
Yang pasti di kedua program ini undang juga wakil dari lembaga POM untuk hadir dan memberikan opininya tentang makanan dan minuman yang layak dapat label POM.
Dengan 2 upaya tersebut tanpa harus membantah dan mengklarifikasi, secara alami kedua hal tersebut akan tercapai. Dan nilai tambahnya media jadi lebih mengenal oreo. Nah, setelah itu lakukan program dengan media secara lebih regular sekedar update, etc.
Mudah2an ini cukup ya….Salam
June 10th, 2009 at 12:41 am
bu aTo mBak…..,,
hehehe
boLehkah piTa mnTa maTeri ttg jeNis peSan daLam Public Relations sePerti yg dBaHas seKilas di aTas…!!!??????
lg buTuh bgtz,,,,
nyaRi2 cucah……
plisssss tLgin piTa,,,,,
maKacih sBlm’y,,,
^,^
June 12th, 2009 at 11:05 am
@ Pita : maksudnya pertanyaannya agak kurang jelas, jenis pesan yang dibahas sekilas di atas yang dimaksud yang ama. Mungkin bisa lebih spesifik, ingin mem-PR kan apa? Thanks
February 16th, 2010 at 10:34 pm
terima kasih banyak bu….. postingan ibu sangat bermanfaat bagi saya….. klo bleh bertanya ni bu. gmna tahap-tahap pelaksanaan sebuah media relations dari kegiatan konferensi pers. terima kasih bu. salam kenal.